Berikut ini penjelasan singkat tentang Versi MYOB :
a. MYOB Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang administrasi pembukuannya hanya dilakukan oleh satu orang dan transaksi keuangan perusahaan hanya menggunakan satu jenis mata uang.
Dapat digunakan oleh perusahaan yang administrasi pembukuannya hanya dilakukan oleh satu orang dan transaksi keuangan perusahaan hanya menggunakan satu jenis mata uang.
b. MYOB Accounting Plus
Pada dasarnya sama dengan MYOB Accounting,hanya terdapat penambahan modul Peyroll dan Time Billing.
Pada dasarnya sama dengan MYOB Accounting,hanya terdapat penambahan modul Peyroll dan Time Billing.
c. MYOB Premiere Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang menggunakan lebih dari satu mata uang (Multy Currency) untuk transaksinya,dapat juga digunakan secara Multy User.
Dapat digunakan oleh perusahaan yang menggunakan lebih dari satu mata uang (Multy Currency) untuk transaksinya,dapat juga digunakan secara Multy User.
d. MYOB Premiere Accounting Enterprise
Pada prinsipnya sama dengan MYOB Premiere. Pada Versi ini menggunakan terminal service,sehingga sangat mendukung kecepatan proses jaringan. Dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan Workstation cukup banyak.
Pada prinsipnya sama dengan MYOB Premiere. Pada Versi ini menggunakan terminal service,sehingga sangat mendukung kecepatan proses jaringan. Dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan Workstation cukup banyak.
A. Instalasi MYOB Accounting
Sebelum melakukan instalasi MYOB, konfigurasi sistem minimal yang harus dipenuhi antara lain :
1. Komputer Pentium 200 Mhz atau ekuivalen dengan memori terpasang 32Mb RAM.
2. Kapasitas hardisk tersedia untuk program dan file data MYOB sebesar 50Mb.
3. Sistem operasi Windows 98/ME/2000/XP/NT4 or Mac OSX 10.1
4. Driver printer terinstal.
Adapun langkah-langkah melakukan instalasi antara lain :
1. Masukkan CD MYOB Accounting v15 ke dalam CD-ROM.
2. Secara autorun sistem akan membaca file instalasi Setup.exe yang terdapat didalam CD MYOB Accounting v15.
3. Proses cek konfigurasi sistem mulai berjalan.
4. Jika pengecekan konfigurasi sistem telah selesai, jendela Wizard Welcometo MYOB Accounting v15 Install akan muncul.
5. Tampilan ini merupakah tahap pertama wizard yang akan menuntun kita melakukan instalasi MYOB. Klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.6.
6. Pada tahap kedua ini kita diberikan opsi pilihan negara.
Pilih opsi Indonesia kemudian klik Next
7. Pada tahap ketiga ini MYOB menampilkan Licence Agreement . Klik Accept untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
8. Pada tahap keempat ini kita diberikan kebebasan untuk menentukan lokasi folder dimana MYOB akan disimpan.
Ada dua opsi pilihan instalasi yaitu Typical dan Custom.
Gunakan tipe Typical jika kita ingin menggunakan folder standar dari MYOB dan tipe Custom jika kita ingin menentukan sendiri folder MYOB.
Pada pembelajaran kali ini, mari gunakan tipe instalasi Typical Kemudian klik Next.
9. Tampilan jendela tahap kelima akan muncul. Pada tahap ini MYOB memberitahukan folder program MYOB di Start Menu.
Klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
10. Tahap ini merupakan tahap terakhir sebelum proses instalasi MYOB dimulai. Klik Next untuk memulai instalasi.
11. Proses instalasi dimulai.
12. Setelah proses instalasi selesai, akan muncul jendela yan gmemberitahukan bahwa proses instalasi telah selesai. Klik Finish untuk mengakhiri.
13. MYOB akan menampilkan jendela dalam bentuk HTML yang berisikan informasi mengenai MYOB Accounting v15.
Tutup jendela jika kita ingin langsung menggunakan program MYOB Accounting v15.
- Memulai MYOB Accounting
Untuk memulai software MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik Start
2. Pilih Program > MYOB Accounting Plus v15 > + MYOB Accounting Plusv15 + Tampilan menu awal MYOB akan muncul.
Didalam jendela menu awal MYOB Accounting, terdapat 5 menu yaitu :
1. Open, untuk membuka data MYOB yang telah ada.
2. Create, untuk membuat data perusahaan baru.
3. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan.
4. What’s New, untuk menampilkan file .html yang terhubung dengan internet, yang berisikan informasi terbaru mengenai MYOB Accountingv15.
5. Exit, untuk mengakhiri program MYOB.
- Membuka Data MYOB
Untuk membuka data MYOB, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu Open pada tampilan menu awal MYOB maka jendela konfirmasi MYOB akan muncul.
2. Pada jendela konfirmasi, tentukan lokasi dan nama file yang akan dibuka.
3. Pada MYOB, disediakan satu file data perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan pembelajaran. File data perusahaan tersebut diberi nama Clearwtr.myo.
4. Untuk mengakses file Clearwtr.myo ini, kita tinggal memilih menu Explorer yang terdapat di tampilan menu awal MYOB.
5. Begitu menu Explorer diklik, jendela Sign-On kita akan muncul. Isilah UserID yang digunakan dan Password jika ada. Klik OK untuk melanjutkan.
6. Tampilan Company File Activation MYOB akan muncul. Tampilan ini akan muncul apabila kita belum memasukkan nomor registrasi. Karenaprogram MYOB yang digunakan merupakan program versi trial, maka pilihoption ketiga yaitu I want to active my company later kemudian klik OK untuk melanjutkan.
7. Tampilan ini merupakan tahapan terakhir dimana MYOB melakukan verifikasi terhadap data yang akan dibuka. Verifikasi ini dilakukan untuk memastikan apakah data yang akan dibuka mengalami kerusakan atautidak. Apabila kita yakin bahwa file data yang akan dibuka tidakmengalami kerusakan, klik No.
8. MYOB akan langsung menampilkan Command Centre yang merupakan daftar menu apabila kita ingin menggunakan program dan melakukan transaksi.
Keterangan :
File Clearwtr.myo yang disediakan MYOB hanya merupakan contoh data dan bersifat Read Only (user dibatasi hanya bisa melihattanpa bisa melakukan modifikasi perubahan).
- Membuat Data pada MYOB
Untuk membuat data baru pada MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik menu Create pada tampilan menu awal MYOB.
2. MYOB akan menampilkan Assistant Wizard yang merupakan panduan bagi user pemula dalam membuat data perusahaan. Ini merupakan salahsatu kelebihan dari MYOB Accounting yaitu easy user sehingga lebih mudah dipahami.
Assistant Wizard MYOB terdiri atas beberapa tahap antara lain : tahap Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List,Company File, dan Conclusion.
Pada tahap ini, MYOB hanya menginformasikan bahwa kita telah menggunakan fasilitas Wizard Assistant MYOB. Kita tidak perlu melakukan konfirmasi apa-apa pada tahap ini. Klik Next untuk pindah ke tahapberikutnya.
3. Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap informasi perusahaan yang akan dibuat. Informasi yang dibutuhkan antara lain : Company Name,Company No.,VAT No. (NPWP),Address,Phone Number ,Fax Number danEmail .
Isikan field-field yang harus diisi dengan identitas perusahaan yang ingin dibuat. Data yang wajib diisi adalah Company Name , sedangkan data yang lain hanya bersifat optional. Akan tetapi, data perusahaan yang lain akan dilampirkan dalam faktur-faktur, kwitansi, dan dokumen-dokumenperusahaan lain.Klik Next jika ingin melanjutkan ke tahap berikutnya.
4. Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap informasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi yang akan dibuat dan digunakan. Informasi yang dibutuhkan antara lain : Current Financial Year, Last Month of Financial Year, Conversion Month, dan Number of Accounting Periods.
Keterangan :
- Current Financial Year : Periode akuntansi yang akan digunakan
- Last Month of Financial Year : Bulan terakhir dari periode akuntansi yang digunakan. Untuk sistem akuntansi di Indonesia, bulan terakhir yang umum digunakan adalah bulan Desember.
- Conversion Month : Bulan kita melakukan konversi sistem dari manual ke komputerisasi atau dari program lain ke MYOB.
- Number of Accounting Periods : Jumlah bulan dalam satu periode.Apabila data pada field-field yang ada telah diisi, klik Next untuk pindah ke tahap berikutnya.
5. Akan muncul tampilan confirm accounting information. Pada tampilan ini,MYOB ingin melakukan konfirmasi apakah data-data yang telah dimasukkan pada tahap accounting information telah benar dan sesuai.
Secara otomatis, MYOB akan mengunci informasi yang telah dimasukkan pada tahapan sebelumnya setelah tombol Next diklik.
6. Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap account list yang ada pada MYOB.
Pada tahap ini, kita diminta untuk memilih system rekening yang akan digunakan.
Pilihan yang disediakan oleh MYOB yaitu :
Pilihan I : menggunakan rekening yang telah dibuat oleh MYOB;
Pilihan II : mengimport rekening dari data perusahaan lain yang telah kita buat sebelumnya;
Pilihan III : melakukan perubahan rekening dengan menambah atau mengurang rekening yang ada.
Sebagai tahap pemula, kita dapat memilih opsi yang pertama yaitu menggunakan rekening yang telah disiapkan oleh MYOB sesuai dengan jenis dan bidang usaha dari perusahaan yang akan dibuat.
Klik Next jika ingin pindah ke tahapan berikutnya.
7. Pada tahap ini, kita diminta untuk melakukan konfirmasi terhadap jenis dan bidang usaha yang sesuai dengan perusahaan yang akan dibuat.
Untuk melihat Industry Classification yang disediakan oleh MYOB, cukup klik tanda panah yang terdapat disamping fieldnya.Demikian halnya jika kita ingin melihat Type of Business yang disediakanoleh MYOB.
Pada account listnya, MYOB secara otomatis akan menyesuaikan menurut klasifikasi dan jenis usaha yang kita tentukan sendiri sesuai denganperusahaan yang akan dimasukkan.
Karena kita telah membuat data perusahaan Trust Computer dimana perusahaan ini bergerak di bidang jual beli computer maka kita akanmengisi field Industry Classification dengan Retail dan Type of Business dengan Computer Dealer.
Klik Next jika ingin melanjutkan ke tahap berikutnya.
8. Pada tahap ini, MYOB memberikan konfirmasi mengenai lokasi folder tempat data perusahaan akan disimpan.Dalam posisi default, MYOB akan menyimpan pada folder dimanaprogram MYOB terinstall.
Kita bisa mengubah lokasi folder penyimpanan dengan mengklik Change.
Pada pembelajaran kali ini, gunakan saja folder default yang telah disediakan oleh MYOB. Pada field file name, isikan dengan nama TrustComputer. Klik Save untuk menyimpan.
9. Tahap ini merupakan tahap terakhir dari Wizard File Assistant yaitu Conslusion. Pada tahap ini, MYOB memberi konfirmasi bahwa kita telahberhasil membuat data perusahaan dengan MYOB.
Bagi pengguna yang telah biasa menggunakan MYOB, bisa langsung menggunakan MYOB dengan mengklik Command Centre.
Sedangkan bagi pengguna yang masih belum paham tentang cara penggunaan MYOB, dapat menggunakan fasilitas wizard yang disediakandengan mengklik Setup Assistant.
Pada tampilan wizard Easy Setup Assistant, terdapat menu-menu yang telah terpisah menurut modulnya masing-masing seperti menu Customize, Accounts, Sales, dan Purchases.
Secara garis besar, menu-menu tersebut mempunyai fungsi masing-masing yaitu:
- Menu Customize: melakukan kustomisasi terhadap system dan prosedur selain yang berkaitan dengan data akuntansi.
- Menu Accounts : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan nomor rekening perusahaan.
- Menu Sales : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan system dan prosedur penjualan perusahaan.
- Menu Purchases : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian perusahaan.
Untuk lebih spesifiknya, akan dijelaskan pada pembahasan berikutnya.
- Mengenal Area Kerja MYOB
Area kerja MYOB ini dikenal dengan Command Centre. Setelah membuat data perusahaan pada MYOB, kita perlu mengenal area kerja pada MYOB Accounting v15 sebelum kita memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB Accounting.
- Mengakhiri Program MYOB
Untuk mengakhiri MYOB ikuti langkah sebagai berikut:
1. Klik File > Exit
2. Jendela konfirmasi akan tampil, klik Yes jika kita ingin menyimpan sekaligus membackup datanya atau klik No jika kita hanya ingin menyimpan datanya tanpa membackupnya.
REFERENSI :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar