MODUL PENJUALAN DARI SOFTWARE MYOB ACCOUNTING VERSI 15

A.     Contoh Kasus

Pada tanggal 8 Juni 2007 perusahaan melakukan penjualan barang kepada Alpha Komputer dengan rincian pemesanan sebagai berikut :

Quantity   Nama Barang                 Harga Satuan     Total

1 Unit       Pentium 4 Core 2 Duo   4.600.000,-       4.600.000,-

1 Unit      AMD AM2-X2              3.800.000,-       3.800.000,-

Untuk mencatat pemesanan diatas (no. invoice : 60/TD/07), ikuti langkahnya sebagai berikut :

1. Buka program MYOB Accounting.

2. Pada Command Centre, klik tab menu Sales.

3. Klik menu Enter Sales.

4.Tampilan jendela New Sales akan muncul.

5. Klik INVOICE untuk membuat faktur penjualan.

6. Klik menu Layout  dan pilih layout Item untuk form faktur penjualan.

7.Pilihlah customer dengan mengklik pull down list yang ada di kolom customer. Pilih customer sesuai dengan pemesanaan yang dilakukan, klik Use Customer.

8. Kosongkan check box Tax Inclusive.

9. Alamat perusahaan secara default akan tampil otomatis.

10.Pada field Ship, isikan dengan jumlah barang yang dipesan.

11.Pada field Item Number , pilih dan tekan enter. Jendela Item List akan muncul. Pilih itemnya dan klik Use Item.

12.Masukkan harga beli, kosongkan Disc dan Job.

Hasilnya akan tampak pada layar.Kolom Tax secara otomatis akan terisi jumlah sebesar 10% dari totalpenjualan. Kolom Paid Today bisa diisi dengan total penjualan jika customer inginlangsung membayar atau diisi sebesar uang muka yang sisanya akan dibayar beberapa hari kemudian. Selain dari itu cukup dikosongkan saja.

13.KlikRecord jika ingin merekam data penjualan yang telah diinput.

2.  Mencatat Penjualan Berulang

Untuk perusahaan yang memiliki perputaran transaksi yang cukup cepat,terkadang terdapat transaksi-transaksi penjualan yang sifatnya terusberulang.Pada MYOB terdapat fasilitas yang bisa untuk melakukan hal tersebut secaraotomatis. Fasilitas tersebut dikenal dengan istilah Recurring.

1. Save Recurring

Diasumsikan kita akan menggunakan transaksi yang telah diinput diatas sebagai transaksi yang bersifat rutin. Langkah-langkah yang dilakukanselanjutnya antara lain :

1. Pada Command Centre klik tab menu Sales kemudian pilih menu Transaction Journal. Setelah tampilan jurnal penjualan muncul, klik Save Recurring yang terdapat dibagian bawah form.
2. Jendela Save Recurring Template akan muncul. Pada form ini kita diminta untuk mengisi jadwal kapan transaksi tersebut terjadi.
3. Klik Save

2. Use Recurring Untuk menggunakan template recurring , ikuti langkah-langkah sebagaiberikut :

a.      Pada form sales , klik Use Recurring.

b.      Jendela Recurring Templates akan tampil. Kita bisa melihat template yang telah direkam sebelumnya. Untuk menggunakannya cukup dengan memilih nama transaksinya kemudian klik Select atau bisa jugadengan mengklik ganda nama transaksinya.

c.       Klik Record jika kita ingin merekam transaksinya dan klik Cancel jika tidak.

d.       Klik Close untuk kembali ke Command Centre

3. Mencatat Retur Penjualan

Sebagai contoh, pada tanggal 10 Juni 2007 Alpha Komputer mengembalikan 1 unit Pentium 4 Core 2 Duo dikarenakan mengalami kerusakan dalam perjalanan. Untuk mencatat pengembalian ini, langkah-langkah yangdilakukan antara lain :

1.      Pada Command Centre , klik tab menu Sales kemudian pilih menu Sales Register.

2.       Pada Jendela Sales Register, pilih tab menu Returns & Credits, klik New Sales untuk membuat transaksi retur penjualan.Tampilan New Item Sales akan muncul.

3.      Pada transaksi tanggal 08 Juni 2007, perusahaan menjual 1 unit Pentium 4Dual Core dan 1 unit Pentium 4 Core 2 Duo. Karena adanya kerusakan dalam perjalanan maka dibuatlah retur penjualan atas barang yangditerima kembali yaitu Pentium 4 Dual Core.

4.      Untuk field Ship diisi dengan jumlah negatif 1. Hal ini akan membuat nilai penjualan item tersebut menjadi minus sehingga akan mengurangi jumlah piutang perusahaan.

5.      Jika semua data telah dimasukkan, klik Record.

6.      Data retur akan terekam dalam Sales Register - Returns and Credits.

7.      Transaksi penjualan yang telah diretur sebelumnya belum mengurangi jumlah piutang perusahaan atau dengan kata lain transaksi penjualan yang diretur masih bersifat open. Lihat daftar transaksi pada tab menuOpen Invoices

Jika diperhatikan jumlah saldo yang terutang masih belum berubah meskipun sudah dibuatkan jurnal retur pembeliannya.

8.      Untuk menutup jurnal retur sehingga jumlah saldo piutang akan berkurang sebesar retur yang terjadi dapat dilakukan dengan caramengklik tab menu Returns & Debits. Pilih transaksi retur yang akanditutup kemudian klik Apply to Sale.

9.      Jendela Settle Returns & Debits akan menampilkan transaksi-transaksi kredit dari masing-masing supplier.

Klik field Ammount Applied pada baris transaksi yang akan diretur. Field tersebut akan langsung terisi dengan jumlah retur penjualan yang terjadi dan jumlah pada kolom Out of Balance akan menjadi nol.

10.  Klik Record untuk menyimpan perubahan. Secara otomatis data retur yang telah diproses dihapus.

11.  Jika kita ingin melihat perubahan jumlah saldo terutang, klik tab menu Open Invoice.

12.  Klik Close untuk kembali ke tampilan sebelumnya.

4. Mencatat Penerimaan Pembayaran Piutang

Untuk mencatat penerimaan piutang perusahaan, ikuti langkah-langkahs ebagai berikut :

1.      Pada Command Centre, klik tab menu Sales kemudian klik menu Receive Payments.

2.      Jendela Receive Payments akan muncul.

 Sebagai contoh, pada tanggal 12 Juni 2007 perusahaan menerima pembayaran atas transaksi penjualan kredit tanggal 21 Mei 2007 sebesarRp. 8.350.000,-. Langkah yang dilakukan yaitu :

Tentukan customer yang akan melunasi, secara otomatis daftar transaksiyang telah terjadi atas nama customer  tersebut akan muncul.

Pilih transaksi yang akan dilunasi, pada field Amount diisi dengan jumlah yang akan diterima dan arahkan pointer ke field Amount Applied. Secara otomatis field Amount Applied akan terisi sejumlah Amount  yang akanditerima.

Tekan Tab maka nilai dalam field Out of Balance akan berubah menjadi Rp. 0,00 yang menandakan bahwa saldo utang untuk transaksi tanggal 21Mei 2007 telah dibayar.

3.      Klik Record untuk merekam transaksi.

4.      Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre.

5. Menampilkan, Memperbaiki, dan Menghapus Jurnal Transaksi

1. Menampilkan Jurnal Transaksi

a. Pada Command Centre pilih tab menu Sales kemudian klik menu Transaction Journal.

b.Pada Date From isikan periode jurnal yang akan ditampilkan yaitu01/06/2006 To 31/06/2006. Semua jurnal penjualan dalam periodetersebut akan tampil.

c.Klik Close.

           

2.Memperbaiki Jurnal Transaksi

a.Pada tampilan Transaction Journal , klik tanda panah yang terdapat disebelah kiri baris

transaksi yang mau diperbaiki.

b.Jendela jurnal akan tampil, lakukan perbaikan dengan mengubah data-data yang ada.

c.Klik OK jika telah diperbaiki datanya.

3.Menghapus Jurnal Transaksi

a.Pada tampilan Transaction Journal, klik tanda panah yang terdapat disebelah kiri baris transaksi yang mau dihapus

b.Jendela jurnal akan tampil, pilih tab menu Edit  kemudian klik DeleteSale.

c.Klik OK jika telah dihapus datanya.

Catatan : Jurnal masih bisa diubah/diedit atau dihapus jika belum adanya transaksi pembayaran/pelunasan (Open Transaction).

6. Laporan Penjualan

Untuk membuat laporan penjualan, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Pada Command Centre , klik Menu Pull Down Report  dan pilih Sales

2.      Jendela Report akan tampil. Kita pilih jenis laporan transaksi yang akan ditampilkan dengan memilih menu tab yang tersedia.

3.      Kita bisa melakukan kustomisasi terhadap format laporan seperti jangka waktu transaksi, bentuk form, dan lain-lain. Untuk melakukan kustomisasi,klik Customize, Jendela customize akan tampil.

4.      Jika kita sudah melakukan kustomisasi, klik Display.

5.      Klik Close.

REFERENSI :

http://www.scribd.com/doc/45628049/Modul-MYOB-v15

SOFTWARE WYOB ACCOUNTING VERSI 15

MYOB Accounting adalah solusi manajemen bisnis yang lengkap dan otomatis dan bagus untuk diterapkan di akuntansi perusahaan Anda dengan mudah, persediaan dan daftar kontak pelanggan. Fleksibel dan mudah digunakan untuk di adaptasikan ke proses bisnis. MYOB menyediakan berbagai macam Versi yang dapat dipilih sasuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut ini penjelasan singkat tentang Versi MYOB :
 

a.      MYOB Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang administrasi pembukuannya hanya dilakukan oleh satu orang dan transaksi keuangan perusahaan hanya menggunakan satu jenis mata uang.

b.       MYOB Accounting Plus
Pada dasarnya sama dengan MYOB Accounting,hanya terdapat penambahan modul Peyroll dan Time Billing.

c.       MYOB Premiere Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang menggunakan lebih dari satu mata uang (Multy Currency) untuk transaksinya,dapat juga digunakan secara Multy User.

d.      MYOB Premiere Accounting Enterprise
Pada prinsipnya sama dengan MYOB Premiere. Pada Versi ini menggunakan terminal service,sehingga sangat mendukung kecepatan proses jaringan. Dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan Workstation cukup banyak.

A.               Instalasi MYOB Accounting

Sebelum melakukan instalasi MYOB, konfigurasi sistem minimal yang harus dipenuhi antara lain :

1.      Komputer Pentium 200 Mhz atau ekuivalen dengan memori terpasang 32Mb RAM.

2.      Kapasitas hardisk tersedia untuk program dan file data MYOB sebesar 50Mb.

3.      Sistem operasi Windows 98/ME/2000/XP/NT4 or Mac OSX 10.1

4.      Driver printer terinstal.

Adapun langkah-langkah melakukan instalasi antara lain :

1.      Masukkan CD MYOB Accounting v15 ke dalam CD-ROM.

2.      Secara autorun sistem akan membaca file instalasi Setup.exe yang terdapat didalam CD MYOB Accounting v15.

3.      Proses cek konfigurasi sistem mulai berjalan.

4.      Jika pengecekan konfigurasi sistem telah selesai, jendela Wizard Welcometo MYOB Accounting v15 Install akan muncul.

5.      Tampilan ini merupakah tahap pertama wizard yang akan menuntun kita melakukan instalasi MYOB. Klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.6.

6.      Pada tahap kedua ini kita diberikan opsi pilihan negara.

Pilih opsi Indonesia kemudian klik Next

7.      Pada tahap ketiga ini MYOB menampilkan Licence Agreement . Klik Accept untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

8.      Pada tahap keempat ini kita diberikan kebebasan untuk menentukan lokasi folder dimana MYOB akan disimpan.

Ada dua opsi pilihan instalasi yaitu Typical dan Custom.

Gunakan tipe Typical jika kita ingin menggunakan folder standar dari MYOB dan tipe Custom jika kita ingin menentukan sendiri folder MYOB.

Pada pembelajaran kali ini, mari gunakan tipe instalasi Typical Kemudian klik Next.

9.      Tampilan jendela tahap kelima akan muncul. Pada tahap ini MYOB memberitahukan folder program MYOB di Start Menu.

Klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

10.  Tahap ini merupakan tahap terakhir sebelum proses instalasi MYOB dimulai. Klik Next untuk memulai instalasi.

11.  Proses instalasi dimulai.

12.  Setelah proses instalasi selesai, akan muncul jendela yan gmemberitahukan bahwa proses instalasi telah selesai. Klik Finish untuk mengakhiri.

13.  MYOB akan menampilkan jendela dalam bentuk HTML yang berisikan informasi mengenai MYOB Accounting v15.

Tutup jendela jika kita ingin langsung menggunakan program MYOB Accounting v15.

2. Memulai MYOB Accounting

Untuk memulai software MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Klik Start

2.      Pilih Program > MYOB Accounting Plus v15 > + MYOB Accounting Plusv15 + Tampilan menu awal MYOB akan muncul.

Didalam jendela menu awal MYOB Accounting, terdapat 5 menu yaitu :

1.      Open, untuk membuka data MYOB yang telah ada.

2.      Create, untuk membuat data perusahaan baru.

3.      Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan.

4.      What’s New, untuk menampilkan file .html yang terhubung dengan internet, yang berisikan informasi terbaru mengenai MYOB Accountingv15.

5.      Exit, untuk mengakhiri program MYOB.

3. Membuka Data MYOB

Untuk membuka data MYOB, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Klik menu Open pada tampilan menu awal MYOB maka jendela konfirmasi MYOB akan muncul.

2.      Pada jendela konfirmasi, tentukan lokasi dan nama file yang akan dibuka.

3.      Pada MYOB, disediakan satu file data perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan pembelajaran. File data perusahaan tersebut diberi nama Clearwtr.myo.

4.      Untuk mengakses file Clearwtr.myo ini, kita tinggal memilih menu Explorer yang terdapat di tampilan menu awal MYOB.

5.      Begitu menu Explorer diklik, jendela Sign-On kita akan muncul. Isilah UserID yang digunakan dan Password jika ada. Klik OK untuk melanjutkan.

6.      Tampilan Company File Activation MYOB akan muncul. Tampilan ini akan muncul apabila kita belum memasukkan nomor registrasi. Karenaprogram MYOB yang digunakan merupakan program versi trial, maka pilihoption ketiga yaitu I want to active my company later kemudian klik OK untuk melanjutkan.

7.      Tampilan ini merupakan tahapan terakhir dimana MYOB melakukan verifikasi terhadap data yang akan dibuka. Verifikasi ini dilakukan untuk memastikan apakah data yang akan dibuka mengalami kerusakan atautidak. Apabila kita yakin bahwa file data yang akan dibuka tidakmengalami kerusakan, klik No.

8.       MYOB akan langsung menampilkan Command Centre yang merupakan daftar menu apabila kita ingin menggunakan program dan melakukan transaksi.

Keterangan :

File Clearwtr.myo yang disediakan MYOB hanya merupakan contoh data dan bersifat Read Only (user dibatasi hanya bisa melihattanpa bisa melakukan modifikasi perubahan).

4. Membuat Data pada MYOB

Untuk membuat data baru pada MYOB Accounting, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Klik menu Create pada tampilan menu awal MYOB.

2.      MYOB akan menampilkan Assistant Wizard yang merupakan panduan bagi user pemula dalam membuat data perusahaan. Ini merupakan salahsatu kelebihan dari MYOB Accounting yaitu easy user  sehingga lebih mudah dipahami.

Assistant Wizard MYOB terdiri atas beberapa tahap antara lain : tahap Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List,Company File, dan Conclusion.

Pada tahap ini, MYOB hanya menginformasikan bahwa kita telah menggunakan fasilitas Wizard Assistant MYOB. Kita tidak perlu melakukan konfirmasi apa-apa pada tahap ini. Klik Next untuk pindah ke tahapberikutnya. 

3.      Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap informasi perusahaan yang akan dibuat. Informasi yang dibutuhkan antara lain : Company Name,Company No.,VAT No. (NPWP),Address,Phone Number ,Fax Number danEmail .

Isikan field-field yang harus diisi dengan identitas perusahaan yang ingin dibuat. Data yang wajib diisi adalah Company Name , sedangkan data yang lain hanya bersifat optional. Akan tetapi, data perusahaan yang lain akan dilampirkan dalam faktur-faktur, kwitansi, dan dokumen-dokumenperusahaan lain.Klik Next jika ingin melanjutkan ke tahap berikutnya.

4.      Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap informasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi yang akan dibuat dan digunakan. Informasi yang dibutuhkan antara lain : Current Financial Year, Last Month of Financial Year, Conversion Month, dan Number of Accounting Periods.

Keterangan :

-          Current Financial Year : Periode akuntansi yang akan digunakan

-          Last Month of Financial Year : Bulan terakhir dari periode akuntansi yang digunakan. Untuk sistem akuntansi di Indonesia, bulan terakhir yang umum digunakan adalah bulan Desember.

-          Conversion Month : Bulan kita melakukan konversi sistem dari manual ke komputerisasi atau dari program lain ke MYOB.

-          Number of Accounting Periods : Jumlah bulan dalam satu periode.Apabila data pada field-field yang ada telah diisi, klik Next untuk pindah ke tahap berikutnya.

5.      Akan muncul tampilan confirm accounting information. Pada tampilan ini,MYOB ingin melakukan konfirmasi apakah data-data yang telah dimasukkan pada tahap accounting information telah benar dan sesuai.

Secara otomatis, MYOB akan mengunci informasi yang telah dimasukkan pada tahapan sebelumnya setelah tombol Next diklik.

6.      Tahap ini merupakan konfirmasi terhadap account list yang ada pada MYOB.

Pada tahap ini, kita diminta untuk memilih system rekening yang akan digunakan.

Pilihan yang disediakan oleh MYOB yaitu :

Pilihan I : menggunakan rekening yang telah dibuat oleh MYOB;

Pilihan II : mengimport rekening dari data perusahaan lain yang telah kita buat sebelumnya;

Pilihan III : melakukan perubahan rekening dengan menambah atau mengurang rekening yang ada.

Sebagai tahap pemula, kita dapat memilih opsi yang pertama yaitu menggunakan rekening yang telah disiapkan oleh MYOB sesuai dengan jenis dan bidang usaha dari perusahaan yang akan dibuat.

Klik Next jika ingin pindah ke tahapan berikutnya.

7.      Pada tahap ini, kita diminta untuk melakukan konfirmasi terhadap jenis dan bidang usaha yang sesuai dengan perusahaan yang akan dibuat.

Untuk melihat Industry Classification yang disediakan oleh MYOB, cukup klik tanda panah yang terdapat disamping fieldnya.Demikian halnya jika kita ingin melihat Type of Business yang disediakanoleh MYOB.

Pada account listnya, MYOB secara otomatis akan menyesuaikan menurut klasifikasi dan jenis usaha yang kita tentukan sendiri sesuai denganperusahaan yang akan dimasukkan.

Karena kita telah membuat data perusahaan Trust Computer dimana perusahaan ini bergerak di bidang jual beli computer maka kita akanmengisi field Industry Classification dengan Retail dan Type of Business dengan Computer Dealer.

Klik Next jika ingin melanjutkan ke tahap berikutnya.

8.      Pada tahap ini, MYOB memberikan konfirmasi mengenai lokasi folder tempat data perusahaan akan disimpan.Dalam posisi default, MYOB akan menyimpan pada folder dimanaprogram MYOB terinstall.

Kita bisa mengubah lokasi folder penyimpanan dengan mengklik Change.

Pada pembelajaran kali ini, gunakan saja folder default yang telah disediakan oleh MYOB. Pada field file name, isikan dengan nama TrustComputer. Klik Save untuk menyimpan.

9.      Tahap ini merupakan tahap terakhir dari Wizard File Assistant  yaitu Conslusion. Pada tahap ini, MYOB memberi konfirmasi bahwa kita telahberhasil membuat data perusahaan dengan MYOB.

Bagi pengguna yang telah biasa menggunakan MYOB, bisa langsung menggunakan MYOB dengan mengklik Command Centre.

Sedangkan bagi pengguna yang masih belum paham tentang cara penggunaan MYOB, dapat menggunakan fasilitas wizard yang disediakandengan mengklik Setup Assistant.

Pada tampilan wizard Easy Setup Assistant, terdapat menu-menu yang telah terpisah menurut modulnya masing-masing seperti menu Customize, Accounts, Sales, dan Purchases.

Secara garis besar, menu-menu tersebut mempunyai fungsi masing-masing yaitu:

-          Menu Customize: melakukan kustomisasi terhadap system dan prosedur selain yang berkaitan dengan data akuntansi.

-          Menu Accounts : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan nomor rekening perusahaan.

-          Menu Sales : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan system dan prosedur penjualan perusahaan.

-          Menu Purchases : melakukan kustomisasi terhadap hal-hal yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian perusahaan.

Untuk lebih spesifiknya, akan dijelaskan pada pembahasan berikutnya.

5. Mengenal Area Kerja MYOB

Area kerja MYOB ini dikenal dengan Command Centre. Setelah membuat data perusahaan  pada MYOB, kita perlu mengenal area kerja pada MYOB Accounting v15 sebelum kita memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB Accounting.

6. Mengakhiri Program MYOB

Untuk mengakhiri MYOB ikuti langkah sebagai berikut:

1.      Klik File > Exit

2.      Jendela konfirmasi akan tampil, klik Yes jika kita ingin menyimpan sekaligus membackup datanya atau klik No jika kita hanya ingin menyimpan datanya tanpa membackupnya.

REFERENSI :

http://www.scribd.com/doc/45628049/Modul-MYOB-v15

http://camduk.blogspot.com/2011/05/myob-accounting.html